Politique en matière de dénonciation

Date d’approbation : 2024-06-04

Date d’entrée en vigeur :

Approvée par : Conseil d’administration de GymCan

Politiques connexes :

1. Politique en matière de milieu de travail positif
2. Code d’éthique et de conduite

Cycle de révision : Révision annuelle par le directeur général et recommandations au conseil d’administration

*Les versions PDF des politiques de Gymnastique Canada ne sont plus considérées comme valides ; les politiques les plus récentes sont disponibles sur ce site Web.

(ci-après, la « politique »)

Objet

Gymnastique Canada maintient un engagement à offrir un environnement de travail respectueux et professionnel qui favorise le dévouement, l’initiative, le jugement, la discipline, le professionnalisme, l’intégrité et le respect d’autrui. Les comportements contraires à l’éthique peuvent gravement compromettre les efforts déployés par l’ensemble de notre personnel à bâtir un organisme dont nous sommes fiers.

Énoncé de politique

La présente politique permet à un plaignant de signaler, en toute bonne foi, des problèmes et/ou des préoccupations concernant des violations graves. Gymnastique Canada agit équitablement à l’égard de toute personne nommée dans une plainte, en tenant compte de la gravité de l’enjeu, de la crédibilité de l’information ou des allégations et des perspectives d’une enquête efficace.

Gymnastique Canada doit s’abstenir de tout acte de représailles à l’égard d’un plaignant ayant signalé de bonne foi des violations en vertu de la présente politique. L’expression « bonne foi » signifie que le plaignant croit raisonnablement que la plainte est véridique et qu’elle n’a pas été déposée en vue d’un gain personnel ou d’un motif ultérieur. Les signalements qui ne sont pas faits de bonne foi ne sont pas tolérés et leurs auteurs peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires et d’une éventuelle action civile de la part de toute personne accusée à tort.

Portée des Plaintes

La présente politique facilite le dépôt confidentiel de plaintes, de signalements et de préoccupations par toute personne (un(e) « plaignant(e) ») en ce qui concerne :

  • les enjeux de comptabilité, de contrôle interne et d’audit;
  • les violations réelles ou potentielles de lois, de règles ou de réglementations;
  • d’autres activités suspectées d’être contraires à l’éthique, illégales ou irresponsables.

Le ou la plaignant(e) doit signaler immédiatement l’affaire, verbalement ou par écrit, au (ou à la) directeur(trice) général(e).

Outre la portée des plaintes décrite ci-dessus, toute allégation de maltraitance ou de négligence à l’égard d’un enfant est traitée conformément aux exigences de la législation provinciale ou territoriale applicable en matière de protection de la jeunesse. Conformément à la législation provinciale ou territoriale sur la protection de la jeunesse, toute personne qui soupçonne qu’un enfant a subi ou risque de subir des torts a le devoir de signaler ce soupçon aux services de protection de la jeunesse.

Les cas de harcèlement, d’intimidation et de discrimination illégale impliquant des membres du personnel relèvent de la Politique en matière de milieu de travail positif de Gymnastique Canada. La présente politique n’est pas destinée à traiter les plaintes relatives à des situations personnelles entre une personne et l’organisme telles que les litiges en matière de rémunération ou de gestion.

Protection des plaignants

La présente politique offre une protection contre les représailles au (ou à la) plaignant(e). Les plaignants qui procèdent de bonne foi à des signalements sont protégés contre les représailles. Le terme « bonne foi » signifie que l’on croit raisonnablement que la plainte est véridique et qu’elle n’a pas été déposée dans un but de gain personnel ou pour des motifs ultérieurs. Les signalements qui ne sont pas faits de bonne foi ne sont pas tolérés et peuvent donner lieu à des mesures disciplinaires et à d’éventuelles actions civiles.

Aucune plainte remplissant ces conditions ne donne lieu à des représailles ou à des menaces de représailles à l’égard du (ou de la) plaignant(e). Cela signifie que Gymnastique Canada et ses administrateurs, dirigeants, membres du personnel et représentants ne doivent pas pénaliser, congédier, rétrograder, suspendre, menacer ou harceler un(e) plaignant(e) ou exercer toute autre forme de discrimination (collectivement. des « représailles ») à son endroit en raison de son signalement d’actes suspectés d’être illégaux ou contraires à l’éthique Tout acte de représailles est considéré par Gymnastique Canada comme une violation de la présente politique et peut entraîner des mesures disciplinaires. Cette protection s’étend à toute personne fournissant des informations dans le cadre d’une enquête, y compris une enquête interne.

Confidentialité

Gymnastique Canada traite toutes les plaintes de plaignants de façon confidentielle et privilégiée dans la mesure permise par la loi. Les plaignants sont encouragés à inclure leur nom sur les plaintes, mais elles peuvent aussi être déposées de manière anonyme, comme indiqué ci-dessous.

Comment Déposer une Plainte

Toute plainte déposée en vertu de la présente politique doit être soumise au (ou à la) directeur(trice) général(e). Le (ou la) directeur(trice) général(e) peut être joint(e) directement :

Si la plainte concerne le (ou la) directeur(trice) général(e), elle peut être adressée au (ou à la) président(e) du conseil d’administration. Le titulaire de ce poste est susceptible de changer de temps à autre. Les coordonnées du (ou de la) président(e) du conseil d’administration peuvent être obtenues auprès de l’adjointe de direction de Gymnastique Canada.

Toute plainte doit fournir des informations suffisantes, précises et pertinentes concernant notamment les dates, les lieux, les personnes présentes/témoins et, le cas échéant, toute information financière en cause afin qu’une enquête suffisante puisse être menée. Si le ou la plaignant(e) souhaite discuter d’un tel enjeu, il ou elle doit l’indiquer dans l’envoi ou le message et préciser les coordonnées auxquelles il ou elle peut être contacté(e) si cela est jugé approprié.

La réception des plaintes fait l’objet d’un accusé de réception si le ou la plaignant(e) s’identifie dans la plainte.

Enquête

Dès réception d’une plainte, le (ou la) directeur(trice) général(e) l’enregistre immédiatement dans un registre des plaintes. Toute information obtenue est conservée en lieu sûr afin de protéger la confidentialité du (ou de la) plaignant(e). Le (ou la) directeur(trice) général(e) détermine alors si la plainte porte sur un sujet couvert par la présente politique.

Si la plainte concerne le (ou la) directeur(trice) général(e), elle doit être soumise au (ou à la) président(e) du conseil d’administration pour examen et enquête.

S’il est établi que la plainte est couverte par la présente politique, une enquête est ouverte et supervisée par le (ou la) directeur(trice) général(e), y compris en faisant appel à des conseillers juridiques, comptables, en ressources humaines ou autres, selon le cas, pour mener l’enquête.

L’enquêteur(trice) a accès à tous les dossiers et registres de Gymnastique Canada et de ses administrateurs, dirigeants, membres du personnel et représentants, qui sont censés coopérer pleinement à l’enquête. Tous les efforts raisonnables doivent être déployés pour protéger la confidentialité du (ou de la) plaignant(e).

Les enquêtes sont menées aussi rapidement que possible, en tenant compte de la nature et de la complexité de la plainte et de l’enjeu qu’elle soulève. Le (ou la) directeur(trice) général(e) conserve dans ses archives l’ensemble des plaintes, signalements ou préoccupations et la documentation s’y rapportant pendant une période d’au moins trois (3) ans.

Les résultats de l’enquête sont inclus dans le dossier des membres du personnel, le cas échéant.

Rapport au Conseil d’Administration

Chaque réunion du conseil d’administration, le (ou la) directeur(trice) général(e) doit fournir un rapport au conseil d’administration et aux auditeurs externes, le cas échéant, quant au nombre, à la nature et au résultat de toute plainte reçue et examinée dans le cadre de la présente politique. Nonobstant ce qui précède, le (ou la) directeur(trice) général(e) doit faire rapport sans délai au conseil d’administration quant à toute plainte susceptible d’entraîner des conséquences importantes pour l’organisme.

Formation et Sensibilisation

Une formation régulière sur cette politique doit être dispensée afin que l’ensemble du personnel connaisse la façon de déposer une plainte et les protections dont il peut bénéficier.