(ci-après nommée la politique)
Objectif
1. Les personnes qui agissent au nom d’une organisation doivent agir d’abord en fonction de l’intérêt de cette dernière, et ce devoir doit prévaloir sur tout intérêt personnel que ces personnes peuvent avoir dans les activités ou opération de l’organisation. Par exemple, dans les organisations à but non lucratif, les administrateur·trice·s sont tenu·e·s en vertu de la loi d’occuper un rôle fiduciaire (de bonne foi ou en confiance) et d’agir dans l’intérêt de l’organisation. Les administrateur·trice·s et les autres parties prenantes ne doivent pas se placer dans une situation où la prise de décision au nom de l’organisation est liée à leurs propres intérêts pécuniaires ou non pécuniaires, ce qui pourrait donner lieu à une situation de conflit d’intérêts.
2. Gymnastique Canada s’efforce de réduire et d’éliminer les situations de conflits d’intérêts en adoptant une approche vigilante, prudente et transparente concernant les conflits potentiels. La présente politique décrit la manière dont les personnes doivent se comporter dans le cadre des enjeux relatifs aux conflits d’intérêts et clarifie la manière dont les personnes doivent prendre des décisions dans les situations où il peut y avoir conflit d’intérêts.
3. Cette politique s’applique à toutes les personnes.
Obligations
4. Tout conflit d’intérêts réel ou perçu, qu’il soit pécuniaire ou non pécuniaire, entre l’intérêt personnel d’une personne et les intérêts de Gymnastique Canada, doit toujours être résolu en faveur de Gymnastique Canada.
5. Les personnes doivent s’abstenir :
a. de s’impliquer dans une affaire ou une transaction ou d’avoir un intérêt financier ou personnel qui est incompatible avec ses fonctions officielles au sein de Gymnastique Canada, à moins que cette affaire, cette transaction ou cet intérêt ne soit dûment divulgué à Gymnastique Canada et approuvé par Gymnastique Canada;
b. de se placer sciemment dans une position où elles ont des obligations envers toute personne susceptible de bénéficier d’une considération particulière ou d’un traitement préférentiel;
c. dans l’exercice de leurs fonctions officielles, d’accorder un traitement préférentiel à des membres de leur famille, des ami·e·s, des collègues ou des organisations dans lesquels de tel·le·s membres de leur famille, ami·e·s ou collègues ont un intérêt financier ou autre;
d. de tirer un avantage personnel d’informations qu’elles ont acquises dans le cadre de leurs fonctions officielles au sein de Gymnastique Canada, si ces informations sont confidentielles ou ne sont pas généralement accessibles au public;
e. de s’impliquer dans un travail, une activité, une entreprise ou un projet professionnel extérieur qui entre en conflit ou semble entrer en conflit avec leurs fonctions officielles en tant que représentant·e·s de Gymnastique Canada, ou dans lequel elles bénéficient d’un avantage ou semblent bénéficier d’un avantage en raison de leur association avec Gymnastique Canada;
f. sans la permission de Gymnastique Canada, d’utiliser la propriété, l’équipement, les fournitures ou les services de Gymnastique Canada pour des activités qui ne sont pas associées à l’exercice de leurs fonctions officielles au sein de Gymnastique Canada;
g. de se placer dans des positions où elles pourraient, en vertu de leur rôle au sein de Gymnastique Canada, influencer des décisions ou des contrats auxquels elles sont susceptibles de tirer un bénéfice direct ou indirect;
h. d’accepter une faveur ou un cadeau qui pourrait être interprété comme étant donné en prévision ou en reconnaissance d’une considération spéciale accordée en vertu de leur rôle au sein de Gymnastique Canada.
Divulgation de conflit d’intérêts
6. Toute personne se livrant à une activité ou se trouvant dans une situation qui implique ou pourrait impliquer un conflit d’intérêts doit signaler le conflit d’intérêts afin qu’il puisse être évalué et, le cas échéant, géré. Les personnes doivent divulguer toute affiliation avec toute autre organisation impliquée dans la gymnastique ou tout autre sport ou organisation si cette implication entraîne un conflit d’intérêts potentiel, qu’il soit réel ou perçu. Ces affiliations incluent notamment les rôles suivants : athlète, entraîneur·e, gestionnaire, juge, employé·e, bénévole, dirigeant·e ou administrateur·trice.
7. Quand ils·elles sont nommé·e·s à un poste, les bénévoles et les employé·e·s doivent signaler les conflits d’intérêts perçus ou réels en remplissant un formulaire de déclaration. Gymnastique Canada doit s’efforcer de comprendre la nature du conflit et la manière dont le·la bénévole ou l’employé·e peut en bénéficier afin de pouvoir gérer la situation.
8. Après sa nomination, un·e bénévole ou un·e employé·e a l’obligation permanente de reconnaître tout nouveau conflit d’intérêts et de le signaler au·à la président·e de son comité ou à son·sa supérieur·e hiérarchique.
Gestion des conflits d’intérêts
9. Les décisions ou transactions qui présentent un conflit d’intérêts qui a été divulgué de manière proactive par une personne sont examinées et approuvées en appliquant les dispositions supplémentaires suivantes :
a. la nature et l’étendue de l’intérêt de la personne sont pleinement divulguées à l’instance qui examine ou qui prend la décision, et cette divulgation est enregistrée ou notée;
b. la personne ne participe pas à la discussion sur le sujet;
c. la personne s’abstient de voter quant à la décision;
d. pour les décisions prises par le conseil d’administration, la personne n’est pas prise en compte dans le calcul du quorum;
e. la décision est confirmée comme étant dans l’intérêt de Gymnastique Canada.
10. En ce qui concerne les conflits d’intérêts potentiels impliquant le·la directeur·trice général·e de Gymnastique Canada, le conseil d’administration de Gymnastique Canada détermine s’il y a conflit, et, le cas échéant, le·la directeur·trice général·e résout le conflit en cessant l’activité qui en est à l’origine.
11. Pour tout conflit d’intérêts potentiel impliquant des membres du personnel, le·la directeur·trice général·e détermine s’il existe un conflit d’intérêts. Le personnel de Gymnastique Canada doit consacrer l’entièreté de son travail et de ses compétences aux tâches et aux responsabilités prévues dans son contrat et ne doit pas s’impliquer dans un autre emploi, dans d’autres fonctions ou dans une autre activité qui interfère avec la prestation des services prévus dans son contrat ou qui se fait au profit d’une personne, d’une organisation ou d’une entreprise dont les intérêts commerciaux sont soit concurrentiels, soit en conflit avec ceux de Gymnastique Canada.
Plaintes relatives à des conflits d’intérêts
12. Toute personne qui croit qu’un individu pourrait se trouver dans une situation de conflit d’intérêts doit le signaler, par écrit (ou verbalement lors d’une réunion du conseil ou de tout comité), au·à la président·e du comité ou au·à la responsable du personnel, qui décidera de manière collaborative des mesures appropriées pour éliminer ou traiter le conflit dans les plus brefs délais.
13. Le défaut de se conformer à une mesure déterminée par le·la président·e du comité ou le·la responsable du personnel peut entraîner la suspension de Gymnastique Canada jusqu’à ce que la mesure soit respectée.
14. Toute personne qui croit qu’un individu a pris une décision qui a été influencée par un conflit d’intérêts réel ou perçu peut soumettre une plainte par écrit à Gymnastique Canada, qui la traite conformément à la Politique en matière de discipline et de plaintes de Gymnastique Canada.
15. Le·la directeur·trice général·e de Gymnastique Canada (ou, quand le conflit d’intérêts potentiel concerne le·la directeur·trice général·e, le conseil d’administration) peut déterminer qu’un conflit d’intérêts réel ou perçu est d’une gravité telle qu’il justifie la suspension d’activités désignées jusqu’à ce que l’affaire soit réglée.
Application
16. Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires conformément à la Politique en matière de discipline et de plaintes de Gymnastique Canada.